Inhoudsopgave
Het organiseren van een zakelijk evenement kan een ontzettend goed idee zijn. Zakelijke evenementen zijn de ideale plek om inspiratie op te doen, contacten te leggen en eventueel zelfs deals te sluiten. Nodig goede sprekers uit bij een goed sprekersbureau en maak er een vruchtbare dag van. Dit zijn de dingen waar je aan moet denken als je een zakelijk evenement wilt organiseren.
Wat is het doel?
Hoe jij je evenement wilt inrichten is natuurlijk sterk afhankelijk van het doel dat je voor ogen hebt. Stel daarom op voorhand vast wat jij met je evenement wilt bereiken. Dat kan alle kanten op. Wil je bijvoorbeeld meer saamhorigheid in het bedrijf? Wil je de mogelijkheid creëren om te sparren over vernieuwing of wil je educatie aanbieden?
Wie zijn welkom?
Bedenk als eerst wie er welkom zijn op het evenement dat jij wilt organiseren. Dat hangt sterk af van hoe grootschalig je het aan wil pakken. Als je zelf werkzaam bent in een flinke organisatie, dan kun je wel toe met je eigen bedrijf. Het kan echter ook heel inspirerend zijn om ook concullega’s uit te nodigen. Als je het houdt bij je eigen bedrijf: is dan alleen jouw tak welkom of ook de andere locaties? Is alleen het kantoor welkom, of ook de mensen van distributie etc. Allemaal belangrijke dingen om over na te denken.
Wat gaat er gebeuren?
Op een evenement moet natuurlijk iets gebeuren. Veel bedrijfsevenementen nodigen inspirerende sprekers uit. Zo kun je bijvoorbeeld Erik Scherders als spreker inhuren. Dat is zeker een leuk idee als je werkzaam bent in de medische sector. Zorg voor een interessante en afwisselende line-up met tussendoor genoeg tijd om te kletsen, te netwerken, plannen te maken en wat te drinken. Het kan ook interessant zijn om een teambuilding-host uit te nodigen die sparsessie kan begeleiden of een workshop te boeken die met een grote groep mensen tegelijk gegeven kan worden en die relevant is voor het veld waarin jullie werkzaam zijn. Denk hierbij aan begeleidde creativiteitssessies.
Locatie
Een evenement is niets zonder een goede locatie. Deze locatie kan alles zijn. Idealiter biedt jullie eigen bedrijfspand voldoende ruimte. Anders moet je het gaan zoeken bij congrescentra die centraal gelegen zijn voor alle genodigden van het evenement. Ook de wat grotere horecagelegenheden of theaters bieden in sommige gevallen ruimtes aan waar bedrijfsevenementen en zakelijke evenementen gehouden kunnen worden.
Wie heb je nodig?
Een evenement kun je niet alleen draaiende houden. Zorg daarom voor een sterk team om je heen van mensen binnen jouw bedrijf die net zo gepassioneerd zijn om er iets moois van te maken als jij. Ga voor een heldere taakverdeling, waarbij iedereen een andere taak op zich neemt wat betreft het contact onderhouden met sprekers, locatiemanagement, contact met genodigden etc. Zorg dat je voor op de dag zelf ook catering inhuurt. Idealiter zit de catering al inbegrepen bij de locatie die je voor het evenement geboekt hebt. Je kunt de genodigden immers niet de hele dag zonder eten en drinken laten.
